O Governo do Estado entregou nesta quarta-feira, 23, no auditório da Epagri, o Prêmio CGE-SC Práticas Inovadoras aos vencedores anunciados no dia 30 de setembro. Na categoria “Controle Interno”, o Instituto de Previdência de Santa Catarina (IPREV) recebeu o selo Prata de Inovação pelo projeto “Trilhas de Falecidos na Folha de Pagamento – Um Problema Resolvido”. Esse projeto implementou um novo sistema que trouxe maior eficiência no controle de óbitos e pagamento de aposentados e pensionistas. A iniciativa foi elaborada pela Coordenadora de Controle Interno do IPREV, Dagmar Diana Fava.
Antes da implementação do novo sistema no Instituto de Previdência (IPREV), o processo de controle de óbitos era feito totalmente de forma manual. Os cartórios encaminhavam mensalmente, via e-mail, relatórios de óbitos ao IPREV, que precisava cruzar os dados com o Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIGRH) para identificar se o falecido era servidor do Estado. Essa tarefa envolvia a digitação manual de até 4 mil CPFs por mês, ocupando servidores e até gerando atrasos significativos. Além disso, nem todos os cartórios encaminhavam os relatórios corretamente.
A necessidade de modernização ficou evidente, e o primeiro passo foi a criação de um convênio com o Tribunal de Justiça de Santa Catarina (TJSC), que possuía um banco de dados online atualizado pelos cartórios. Com esse acesso, o IPREV passou a comparar digitalmente as informações com sua própria base de dados, automatizando o processo e identificando óbitos de servidores de forma mais rápida e precisa, evitando pagamentos indevidos.
Outro avanço importante foi a utilização da base de dados do Sistema de Informações de Registro Civil (SIRC) para identificar óbitos fora do estado de Santa Catarina. Além disso, um convênio com a ARPEN trouxe uma terceira camada de verificação, já que os cartórios passaram a ser obrigados a comunicar os óbitos à Previdência.
A integração dessas três bases de dados — SIRC, Selo Digital do TJSC e ARPEN — com o SIGRH, possibilitou um controle quase total dos pagamentos indevidos. O novo sistema permitiu que os óbitos fossem identificados antes do fechamento da folha de pagamento, gerando economia significativa para o governo. Em apenas uma semana de funcionamento, R$ 285 mil foram recuperados.
Outro desafio foi a identificação de pagamentos residuais de CPFs de servidores falecidos. O Tribunal de Contas do Estado, utilizando o sistema B-CPF, identificava essas ocorrências como possíveis pagamentos indevidos, mas o problema foi resolvido com a criação de rubricas específicas que não conflitavam com os sistemas de controle.
Graças a essas mudanças e à automação dos processos, o IPREV conseguiu economizar milhões em pagamentos indevidos, aprimorar o controle de óbitos e otimizar o trabalho dos servidores. Além disso, o trabalho resultou no Prêmio de Práticas Inovadoras, promovido pela Controladoria Geral do Estado.
23/10/2024
Instituto de Previdência de Santa Catarina
Assessoria de Comunicação